Introducción
Kairos Insights (“nosotros”, “nuestro” o “la Compañía”) está comprometido con la protección de la privacidad y confidencialidad de su información personal y financiera. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestros servicios de contabilidad, preparación de impuestos y asesoría, o visita nuestro sitio web.
Aviso Importante: Kairos Insights no es una firma de Contador Público Certificado (CPA). Aunque nuestros servicios pueden ser proporcionados por profesionales con credenciales académicas o profesionales y licencias relevantes, nuestros servicios se limitan a contabilidad, preparación de impuestos, cumplimiento y consultoría relacionada. No proporcionamos servicios de auditoría, atestación, asesoramiento legal, asesoramiento de inversiones, corretaje o servicios relacionados con valores.
Como proveedor de servicios financieros, estamos sujetos a regulaciones federales de privacidad, incluyendo la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), la Regla de Salvaguardias de la Comisión Federal de Comercio (FTC) y las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que rigen a los preparadores de declaraciones de impuestos bajo la Sección 7216 del IRC. Esta política está diseñada para cumplir con todas las leyes de privacidad federales y estatales aplicables.
Información que Recopilamos
Información Personal
Para proporcionar nuestros servicios de contabilidad, impuestos y asesoría, podemos recopilar los siguientes tipos de información personal:
- Información de Identificación: Nombre legal completo, fecha de nacimiento, Número de Seguro Social (SSN), Número de Identificación de Contribuyente Individual (ITIN), número de licencia de conducir o identificación estatal, e información del pasaporte
- Información de Contacto: Dirección postal, dirección de correo electrónico, números de teléfono y datos de contacto de emergencia
- Información Financiera: Registros de ingresos, números de cuentas bancarias, información de cuentas de inversión, números de tarjetas de crédito (solo para fines de pago), declaraciones de impuestos, W-2s, 1099s y otros documentos financieros
- Información de Empleo: Nombre del empleador, ocupación, historial laboral y detalles de propiedad empresarial
- Información Familiar: Estado civil, información de dependientes y detalles del cónyuge según sea necesario para la declaración de impuestos
- Información Empresarial: Estados financieros empresariales, documentos de constitución de entidades, registros de nómina e información de proveedores/contratistas
Información Recopilada Automáticamente
Cuando visita nuestro sitio web, podemos recopilar automáticamente cierta información técnica, incluyendo:
- Dirección IP y tipo de navegador
- Información del dispositivo y sistema operativo
- Páginas visitadas y tiempo dedicado en nuestro sitio web
- Direcciones de sitios web de referencia
Cómo Usamos Su Información
Usamos su información personal y financiera para los siguientes propósitos:
- Prestación de Servicios: Para preparar declaraciones de impuestos, proporcionar servicios de contabilidad y teneduría de libros, generar informes financieros y brindar servicios de asesoría
- Presentación de Impuestos: Para presentar declaraciones de impuestos federales, estatales y locales en su nombre ante las autoridades fiscales correspondientes
- Solicitudes de ITIN: Como Agente de Aceptación Certificado (CAA), para verificar documentos de identidad y presentar solicitudes de Número de Identificación de Contribuyente Individual al IRS
- Cumplimiento: Para cumplir con las obligaciones legales, incluyendo los requisitos de informes del IRS, las regulaciones contra el lavado de dinero y otras leyes aplicables
- Comunicación: Para contactarlo sobre su cuenta, servicios, citas y fechas límite importantes de impuestos
- Garantía de Calidad: Para mejorar nuestros servicios y asegurar la precisión del trabajo realizado
Divulgación de Su Información
Divulgaciones Sin Su Consentimiento
De acuerdo con la ley federal, podemos divulgar su información sin su consentimiento previo en las siguientes circunstancias:
- A empleados dentro de nuestra compañía que requieran acceso para realizar servicios en su nombre
- Al IRS, agencias tributarias estatales y otras autoridades gubernamentales según sea necesario para la presentación de impuestos y el cumplimiento
- Para responder a una citación válida, orden judicial o proceso legal
- A proveedores de servicios externos que ayudan en la preparación, procesamiento o presentación electrónica de declaraciones de impuestos, siempre que mantengan salvaguardias de confidencialidad apropiadas
- Según lo requiera o permita la ley de otra manera
Divulgaciones que Requieren Su Consentimiento
Obtendremos su consentimiento por escrito antes de divulgar la información de su declaración de impuestos para propósitos distintos a los enumerados anteriormente. Según la Sección 7216 del IRC, tenemos prohibido divulgar o usar la información de su declaración de impuestos para propósitos fuera de la preparación de su declaración sin su consentimiento explícito por escrito. Tales divulgaciones pueden incluir:
- Compartir información con su abogado, asesor financiero u otros profesionales externos que usted designe
- Usar su información para comercializar servicios no relacionados con la preparación de impuestos
- Divulgar información a cualquier proveedor de servicios en el extranjero
Aviso Importante: La ley federal requiere que le proporcionemos un formulario de consentimiento antes de divulgar la información de su declaración de impuestos a terceros para propósitos distintos a la preparación de impuestos. Si usted consiente a tal divulgación, la ley federal puede no proteger su información del uso o distribución adicional por parte del destinatario.
Servicios de Agente de Aceptación Certificado (CAA)
Como Agente de Aceptación Certificado autorizado por el IRS, estamos autorizados para revisar y autenticar documentos de identificación originales para solicitudes de ITIN. En esta capacidad:
- Verificamos pasaportes y otros documentos de identidad en nombre del IRS
- Presentamos solicitudes del Formulario W-7 directamente al IRS
- Retenemos copias de documentos solo según lo requieran las regulaciones del IRS
- Todos los servicios de CAA están sujetos a los requisitos del Programa de Agentes de Aceptación del IRS bajo el Procedimiento de Ingresos 2006-10
Seguridad de Datos
Mantenemos un Plan de Seguridad de la Información Escrito (WISP) integral según lo requiere la Regla de Salvaguardias de la FTC. Nuestras medidas de seguridad incluyen:
Salvaguardias Administrativas
- Coordinador de seguridad designado responsable de nuestro programa de seguridad de la información
- Capacitación de empleados sobre protección de datos y requisitos de privacidad
- Verificaciones de antecedentes para empleados con acceso a información de clientes
- Políticas y procedimientos para el manejo de información sensible
Salvaguardias Técnicas
- Cifrado de datos sensibles tanto en tránsito como en reposo
- Sistemas y redes seguros protegidos por contraseña
- Autenticación multifactor para acceder a información de clientes
- Actualizaciones regulares de software y parches de seguridad
- Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
Salvaguardias Físicas
- Almacenamiento seguro de documentos en papel que contienen información sensible
- Acceso restringido a áreas donde se almacena información de clientes
- Eliminación adecuada de documentos mediante trituración
- Políticas de estaciones de trabajo seguras
Retención de Datos
Retenemos la información de los clientes por los siguientes períodos:
- Declaraciones de Impuestos y Documentos de Soporte: Mínimo de siete (7) años desde la fecha de presentación, o más tiempo si lo requiere la ley
- Registros de Contabilidad y Teneduría de Libros: Duración del compromiso más siete (7) años
- Materiales de Solicitud de ITIN: Según lo requieran las directrices del Programa de Agentes de Aceptación del IRS
- Cartas de Compromiso y Correspondencia: Siete (7) años desde el final del compromiso
Después de que expire el período de retención, destruiremos su información de manera segura utilizando métodos apropiados como trituración o eliminación electrónica segura.
Sus Derechos
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información personal:
- Acceso: Puede solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted
- Corrección: Puede solicitar que corrijamos cualquier información inexacta o incompleta
- Eliminación: Puede solicitar la eliminación de su información, sujeto a nuestras obligaciones legales de retención
- Retiro del Consentimiento: Puede retirar cualquier consentimiento que haya proporcionado previamente para el uso o divulgación de su información
- Exclusión: Puede optar por no recibir comunicaciones de marketing de nuestra parte
Para ejercer cualquiera de estos derechos, por favor contáctenos usando la información proporcionada a continuación.
Notificación de Violación
En caso de una violación de datos que involucre su información personal no cifrada, le notificaremos a usted y a las autoridades regulatorias correspondientes según lo requiera la ley. Según lo requiere la Regla de Salvaguardias de la FTC (vigente desde mayo de 2024), notificaremos a la FTC dentro de los 30 días posteriores al descubrimiento de cualquier violación que afecte a 500 o más consumidores.
Sitios Web de Terceros
Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios web de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad o el contenido de estos sitios externos. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio web de terceros que visite.
Cambios a Esta Política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas o las leyes aplicables. Le notificaremos de cualquier cambio material publicando la política actualizada en nuestro sitio web con una nueva fecha de “Última Actualización”. Le recomendamos revisar esta política periódicamente.
Contáctenos
Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad, desea ejercer sus derechos de privacidad o tiene inquietudes sobre nuestro manejo de su información, por favor contáctenos:
Kairos Insights
Correo electrónico: advisory@kairos-insights.com
Teléfono: +1 346 714 81 07
Cumplimiento Regulatorio
Esta Política de Privacidad está diseñada para cumplir con:
- La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) y la Regla de Salvaguardias de la FTC (16 CFR Parte 314)
- La Sección 7216 del Código de Rentas Internas y las Regulaciones del Tesoro relacionadas
- Los requisitos de la Circular 230 del IRS para profesionales de impuestos
- Los requisitos del Programa de Agentes de Aceptación del IRS (Rev. Proc. 2006-10)
- Las leyes de privacidad estatales aplicables
Esta Política de Privacidad es efectiva a partir del 20 de enero de 2026. Al contratar nuestros servicios o usar nuestro sitio web, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad.